ORGANISATION / SUIVI LOGISTIQUE INTERNE

Sanitaire – sécurité – hygiène – fournitures éducatives

ORGANISATION / SUIVI PEDAGOGIQUE

Réunions et animation d’équipe – informations - plannings

ORGANISATION / SUIVI LOGISTIQUE EXTERIEUR

Gestion des séjours - des prestataires – activités extérieures

FORMATION / EVALUATION DES ANIMATEURS

Repérer et identifier les besoins de formation – Proposer « un plan de formation » individuel et / ou collectif – Se positionner en tant que référent du groupe d’adultes – Travailler en équipe

GESTION DE L’INFIRMERIE

(Voir le guide de l’Assistant Sanitaire)

GESTION DES DOSSIERS DE L’EQUIPE PEDAGOGIQUE

(Document obligatoire – situation par rapport au BAFA…)

CAMPS : FORMER UN MAXIMUM D’ANIMATEURS A LA MISE EN PLACE D’UN CAMP

(Responsabiliser – Etre présent sur le terrain – rester rigoureux)

Avant

• Prendre connaissance des fiches sanitaires de liaison et des recommandations utiles des parents,

• Faire circuler les informations utiles en préservant le secret médical des mineurs,

• Préparer – vérifier le registre d’infirmerie,

• Mettre en place l’infirmerie la vérifier et la compléter, préparer les trousses de secours (au moins 1 trousse par groupe + 1 trousse spéciale camps).

• Former l’équipe : rappels des conduites à tenir en cas d’accident, soigner,  protéger, alerter, secourir…

Avant

• Recenser et vérifier les documents obligatoires (Carnet de santé ou CM – Livret de formation ou diplôme BAFA – PSC1 si nécessaire – CNI – N° SS – Coordonnées – RIB – casier…) relancer si nécessaire.

• Vérifier les contrats de travail (signés en 2 exemplaires).

• Réaliser un registre de présences par jour et par animateur.

• Vérifier les autorisations parentales pour les mineurs.

• Organiser un classeur à présenter en cas de contrôle de tous les documents.

Avant

• Mettre au point un outil de formation et de suivi des animateurs en camp (cahier de camps).

• Former les animateurs sur les aspects matériels et réglementaires en camp.

• Former les animateurs sur la gestion de la vie quotidienne en camp.

• Visiter les lieux et informer les animateurs sur les spécificités de chaque endroit.

• Etablir une fiche technique du camp pour les animateurs.

• Désigner un responsable de camp – un directeurs de séjours de vacances.

Pendant

• Vérifier / tenir à jour très régulièrement le registre d’infirmerie et le présenter au directeur.

• Gérer les traitements médicaux (ordonnances, boites de médicaments…).

• Remettre systématiquement à jour les Trousses de secours après chaque sortie du centre.

• Vérifier très régulièrement l’armoire infirmerie et veiller à la propreté et l’hygiène parfaite.

Pendant

• Vérifier la bonne tenue des registres de présences journaliers.

• Compléter les dossiers le cas échéant.

• Gérer l’arrivée de nouveaux animateurs en cour de séjours.

Pendant

• Se rendre dur place régulièrement et vérifier la bonne tenue du séjour.

• Evaluer le rôle des animateurs sur les lieux et les aider à mieux prendre en charge leurs rôles et fonctions si nécessaire,

• Vérifier la qualité des interventions prestataires auprès des animateurs et des usagers.

SECURITE

Dans tous les aspects de la vie du centre :

• Que dit la loi ? (Vérifier systématiquement – Ne pas se fier aux « j’ai entendu… » - « On dit que… »)

• Sommes-nous en règle ? Quelles améliorations ? Quels changements immédiats ?

• Vérifier si les consignes de sécurité sont réellement appliquées sur le terrain. Les faire appliquer le cas échéant.

• Remonter toutes les informations au directeur.

En fin de Centre

• Vérifier que les documents soient correctement complétés (N° Habilitation JS – Dates – La durée en jour – La signature du directeur – La validation ou non du stage pratique - la signature du stagiaire... (conserver une copie).

• Remise des documents d’évaluation à tous. (Signature – tampon + N° habilitation JS).

Après

• Effectuer un bilan avec l’équipe d’encadrement du camp (les enfants – les animations – les prestataires – leur travail d’équipe – la répartition des tâches… utiliser le cahier de camp).

• Recenser les besoins de formation des animateurs.

• Donner l’analyse et l’évaluation de l’équipe de direction

Rappels, Formation et Désignation du CHEF de CONVOI.

• Vérifier la bonne tenue de ce rôle par l’animateur nommé.

SUIVI PEDAGOGIQUE

(Projets d’animation – d’activité – vie quotidienne…)

CAMPS : GESTION MATERIELLE / ORGANISATION / LOGISTIQUE

(Responsabiliser – vérifier – rester rigoureux)

Vérifier les EFFECTIFS en fonction des sorties et de l’activité pratiquée à l’extérieur.

Mise en place et suivi du projet pédagogique dans les différents groupes

• Les modalités d’accueils (individualisé – Prise en compte et dialogue avec les parents…)

• Formalités administratives : accueil échelonné / Listes d’appel.

• La gestion des régimes : externe – demi-pensionnaire

• Les départs le soir (accueil et écoute des parents...)

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• Réalisation et mise en place d’une charte de vie avec les enfants du groupe.

• Mise en place d’une échelle de sanctions en cas de non respect des règles établies

• Faire respecter les règles établies.

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• La relation enfant / animateur : doit être une relation de qualité dans le respect de la personne à être le référent éducative pour l’animateur.

• Gérer les situations conflictuelles dès qu’elles apparaissent et tenir le directeur informé.

Avant

• Préparer et vérifier le matériel avec les animateurs.

• Faire des réparations – Achats si nécessaire,

• Organiser la réunion des camps (planning – gestion administrative et pédagogique).

• Prévoir le remplacement des consomptibles.

• Mettre en place le chargement des fourgons.

VEHICULES 9 PLACES :

• Vérifier les effectifs et les normes d’encadrement, le respect des consignes de sécurité, du code de la route,

• Organiser les différents allers-retours des fourgons,

• Prévoir les itinéraires,

RISQUES METEOROLOGIQUES : A vérifier selon les sorties envisagées et les activités pratiquées.

Pendant

• Pallier aux soucis de matériel.

• Organiser les rapatriements le cas échéant,

• Organiser les ravitaillements

Mise en place d’un exercice d’évacuation des locaux.

LES PLANNINGS

(S’organiser – informer les parents, le public, les partenaires…)

Au retour

• Séparer dans les fourgons le matériel de camp et les effets personnels des usagers (sacs).

• Ranger le matériel – le réparer si nécessaire – le préparer pour un nouveau départ.

LE MATERIEL PEDAGOGIQUE

(Former – informer – vérifier – gérer)

Mettre en place une organisation permettant de gérer…

• Un planning de centre pour tous les groupes, toutes les TA avec tous les animateurs – Visible dans le bureau (très grand format).

• Un planning d’information visible par les parents, par tranche d’âge, complété et mis à jour avant les événements…

• Coordonner les plannings entre les groupes : vérifier les disponibilités de salles, des moyens de transports et des personnes.

• Réaliser un planning d’utilisation des véhicules 9 places.

• Créer et faire vivre un espace Infos pour les camps, le centre, l’ASJ… à destination des adhérents.

CAMPS : LES USAGERS (Parents / Enfants)

(Accueillir – informer – responsabiliser - rassurer)

Informer et former les équipes sur l’utilisation, sur la gestion et l’utilisation du matériel pédagogique.

Avant

• Vérifier les inscriptions et les comparer aux réservations, devis... Réajuster le cas échéant.

• Rappeler les prestataires et confirmer les effectifs.

• Envoyer la lettre aux parents pour le départ (7 jours avant au moins).

Contrôler les quantités et la qualité du matériel, prévoir et effectuer les achats – Gérer les stocks.

Etre une personne ressource sur la mise en place d’activités manuelles.

LE BUREAU DES ANIMATEURS

(S’informer, se former, trouver des ressources)

Mettre au point un mode de fonctionnement pratique de la régie matériel dans un souci d’efficacité, sécurité et d’économie des consomptibles.

• Organiser un espace pour les animateurs en mettant à disposition des moyens matériel (Ordinateur + Imprimante + Internet + Papier…).

• Mettre a disposition les documents ressources de sorte à faciliter les recherches.

• Mettre ne place un affichage informations et le faire vivre chaque jour : point météo – infos diverses…

Pendant

• Prendre des nouvelles quotidiennes du camp.

• Gérer sur l’espace info, les informations, spécifiques des camps, visibles par les parents…

• Répondre aux questions des parents.

GESTION DES EFFECTIFS DE L’APPEL JOURNALIER

(Les tranches d’âge – les effectifs – la demi-pension – les camps – l’extérieur)

Mettre ne place un moyen de contrôle et de gestion des effectifs par tranche d’âge

REUNIONS QUOTIDIENNES

(S’informer, se former, trouver des ressources)

Au retour

• Informer ou confirmer aux parents les horaires de retour et les modalités pour récupérer les enfants.

• Gérer l’arrivée des fourgons / du car et le déchargement enfants et bagages en toute sécurité.

Tenir informés les personnels de cantine de nombre de repas à servir et communiquer les effectifs enfants + animateur moins de 6 ans et plus de 6 ans.

• Proposer un ordre du jour et conduire la réunion.

• Consigner les décisions dans un doc. Et informer le directeur.

CONTACTER LES PRESTATAIRES

• Vérifier les prestations : rappeler les prestataires – horaires – effectifs – les contraintes – leur réglementation spécifique… Indiquer les derniers changements (effectifs – âges…)

Tenir informés le directeur des effectifs sortis du centre et de l’encadrement qui en a la charge.